Wat is wijsheid als het gaat om het opstellen van een projectplan? In dit artikel leg ik kort uit hoe ik de eerste fase van een projectplan vormgeef.
Tijdens de eerste fase van een project wordt de evaluatie gedaan. De evaluatie bestaat uit een kennismakingsfase en verschillende gesprekken met stakeholders en partners die betrokken zijn bij een project. Hierbij verdiep ik mijzelf voornamelijk in de kernwaarden van een organisatie en vraag ik mijzelf af of dit project meerwaarde heeft voor een bedrijf. Om hier antwoord op te krijgen ga ik op intern onderzoek uit en meestal lukt het om binnen een relatief korte tijd een opstart te schetsen van een nieuw project. In deze opstart (analyse) verwerk ik de scope (gewenste resultaten) en een begroting van de kosten. Voor mij is dit een ideaal moment om na te gaan of een project uitvoerbaar is en haalbaar.
Het eindresultaat van de eerste fase is een helder projectplan. Na goedkeuring van mijn opdrachtgever zorg ik ook voorgoedkeuring door alle betrokken partijen. Door deze aanpak, vermijd ik ook meteen eventuele misverstanden en verkeerde verwachtingen.
Zodra ik groen licht krijg voor het opstarten van een project wordt het projectplan aangevuld met gerichte kwaliteitseisen, bijzondere omstandigheden, risico’s en een duidelijke tijdslijn.